1) O(a) docente USP propõe a formalização do convênio, entrando em contato com o Escritório Internacional
crint.ri@fm.usp.br. Será necessário: a) comprovante da manifestação de interesse da instituição estrangeira (registros das tratativas já iniciadas, ex.: e-mails); b) minutas do convênio: caso a instituição estrangeira já tenha apresentado um modelo. Caso não tenha, recomenda-se usar as
minutas padrão da USP para maior celeridade nas aprovações. c) aprovação da proposta de convênio pelo Conselho do Departamento; d) parecer de mérito da CRINT sobre a proposta de convênio.
2) Análise e aprovação da proposta de convênio pelos professores da Comissão de Relações Internacionais (CRINT).
3) Escritório internacional entra em contato com a instituição estrangeira para a negociação do texto do convênio (em português e em língua estrangeira).
4) Após aprovação do texto do convênio pela instituição estrangeira, Escritório Internacional efetua o cadastro da documentação no sistema Mercúrio (e-Convênios) e o encaminhamento digital do processo para análise e aprovação pelo CTA, Procuradoria Geral (departamento jurídico), Departamento de Convênios e AUSPIN (caso haja cláusulas de propriedade intelectual). Caso seja necessária alguma alteração no texto, retoma contato com a instituição estrangeira para negociar o texto final.
5) Após aprovação do texto final pela instituição estrangeira e por todas as instâncias da USP, Escritório Internacional encaminha as versões para que os representantes institucionais (diretores) assinem o convênio, o qual torna-se válido a partir da última data de assinatura.